Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel offrant un ensemble de fonctionnalités intégrées permettant la gestion d’une entreprise. De la saisie de devis, la prise de commandes, la facturation, la gestion des stocks, jusqu’à la comptabilisation des écritures.
En d’autres termes, un logiciel de gestion intégré est un logiciel spécialement conçu pour gérer efficacement tous les processus de gestion internes d’une entreprise.
ERP: comment faire le bon choix ?
Les caractéristiques et les fonctionnalités de chaque système ERP peuvent varier selon son origine. Si certaines entreprises choisissent de concevoir leur propre logiciel sur mesure, cette solution est extrêmement coûteuse. De plus, elle peut s’avérer risquée en cas de perte de compétences des équipes à l’origine de son développement.
D’autres solutions moins coûteuses, mais tout aussi efficaces, sont les solutions ERP standard. Ces solutions sont adaptées aux fonctions les plus courantes et proposées par les éditeurs du marché. Parmi eux, vous trouverez Microsoft, SAP, EBP, Cegid …
Certaines de ces solutions permettent même l’ajout de fonctionnalités spécifiques afin de répondre de manière exhaustive aux besoins de chaque entreprise.
Pour faire le bon choix de solution, une étape est essentielle, même absolument indispensable : l’analyse fonctionnelle des besoins.
Cette étape permettra d’identifier tous les besoins couverts par les fonctionnalités standard de la solution envisagée. Mais surtout, d’identifier les adaptations et les développements spécifiques nécessaires afin de couvrir le reste des besoins.
Il est donc très important que la solution retenue offre suffisamment de souplesse et d’ouverture pour permettre certaines adaptations sur mesure, sans pour autant altérer le fonctionnement des processus standard garantis par l’éditeur.
Dans cette logique, Smotly, partenaire certifié Microsoft, vous propose de découvrir l’un des meilleurs systèmes ERP du marché : Microsoft Dynamics 365 Business Central.
De Microsoft Navision à Dynamics 365 Business Central
Microsoft, premier éditeur mondial de logiciels, propose à travers son offre Dynamics 365 Business Central, un ERP offrant un panel de fonctionnalités standard très étendu. De plus, l’éditeur permet de développer des Apps pour répondre à des besoins spécifiques et de les intégrer de manière totalement transparente pour l’utilisateur final.
De plus, ce système est développé par l’une des entreprises les plus importantes au monde dans ce domaine : Microsoft. Ce qui offre un réel avantage à Microsoft Dynamics 365 Business Central par rapport aux autres alternatives présentent sur le marché. Par conséquent, Microsoft Dynamics 365 Business Central s’intègre naturellement dans tout l’univers Microsoft : Office 365, Power BI, Teams, Power apps et bien plus encore.
Anciennement appelée Microsoft Navision (NAV), la solution de gestion est depuis 2018 devenue Dynamics 365 Business Central. La solution est adaptée aux TPE, aux PME mais aussi aux grands groupes.
Tandis que la version Microsoft NAV proposait une solution directement implanté sur site. Au sein des serveurs de votre entreprise, la nouvelle version du logiciel de gestion, Dynamics 365 Business Central se trouve quant à elle sur le Cloud.
Entièrement retravaillée et repensée, cette mise à jour majeure offre plus de liberté mais également de fluidité aux utilisateurs de la solution.
Les avantages de Dynamics 365 Business Central
Un ERP simple d’utilisation et rapide à paramétrer
Microsoft Dynamics 365 Business Central s’inscrit dans la continuité des produits que propose l’éditeur. Une utilisation simple s’intégrant à l’ensemble des autres applications Microsoft : Office (Word, Excel, Outlook, etc.) , CRM , SharePoint , etc. Ce qui facilite sa mise en place et surtout la formation de vos collaborateurs. L’intégration des différents logiciels Microsoft permet un gain de temps aux utilisateurs concernés et ainsi d’être plus productifs dans leur façon de travailler.
ERP SaaS
Dynamics 365 Business Central est un logiciel de gestion en mode SaaS. Ce qui vous permet notamment d’emporter vos données où que vous soyez. Ordinateurs, tablettes ou encore mobile, le logiciel de gestion s’adapte à vos envies et besoins. En effet, hébergée sur le Cloud Azure, la plateforme de gestion est à la fois compatible sur Windows, Android mais aussi iOS.
De plus, le choix de la solution dite SaaS permet la mise à jour automatique de votre logiciel. Au-delà des mises à jour mineures, vous bénéficiez de deux mises à jour majeures par an, réalisées directement par Microsoft, et des nouvelles fonctionnalités associées.
Enfin, le choix de l’hébergement de votre ERP sur le Cloud Azure permet de protéger l’ensemble de vos données notamment en cas de vol, fuite ou encore incendie.
Faibles coûts
Utilisateurs full
Les “Full Users” sont les utilisateurs pour lesquels un accès complet aux fonctionnalités de l’application est nécessaire afin de réaliser leurs missions dans les meilleures condition.
À savoir par exemple : les commerciaux, le service clientèle, les membres du service financier, etc. Ces utilisateurs doivent disposer d’une licence complète avec un abonnement à Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials ou Premium.
Essentials
La licence Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials offre un ensemble de fonctionnalités qui répond aux besoins de nombreuses entreprises de toutes tailles.
Ce logiciel de gestion permet notamment de gérer vos finances, les ventes et gestion d’opportunités via le CRM intégré, les approvisionnements et la gestion des inventaires mais également la gestion des projets.
Premium
Utilisateurs additionnels
Team Members
En effet, les utilisateurs additionnels, aussi appelés “Team Members” par Microsoft sont les personnes qui doivent consulter des données ou des rapports directement extrait des systèmes du logiciel de gestion. Ce, sans pour autant devoir bénéficier de tous les accès à des données sensibles comme les achats, ventes ou encore finances de l’entreprise.
De ce fait, la licence “Team Members” permettra à vos collaborateurs un libre accès à une lecture simple de certaines données de votre système de gestion.
Les fonctionnalités de Dynamics 365 Business Central
Finances
Business Central vous permet de gérer entièrement les finances de votre entreprise. Effectivement, l’ERP vous offre la possibilité de prendre en charge votre comptabilité générale, clients ou encore fournisseurs. Ce n’est pas tout, votre comptabilité analytique, la gestion de vos immobilisations mais aussi la gestion de votre trésorerie peuvent être entièrement gérées au sein de Business Central.
Microsoft Dynamics 365 Business Central vous offre notamment la possibilité de gérer vos paiements, vos rapprochements bancaires ou encore les coûts de vos projets. Le logiciel de gestion intégré vous permet de prendre entièrement en main vos finances et d’étendre votre activité à travers le monde de par la prise en charge de plusieurs devises, des transactions intersociétés, des mises à jour des taux de change, etc.
Gestion commerciale
Marketing & CRM
Business Central vous accompagne aussi bien dans votre prospection et la fidélisation de vos clients existants, que dans vos campagnes de marketing efficaces grâce au CRM intégré et ses fonctionnalités.
En effet, le CRM intégré au sein de votre solution Business Central va permettre la gestion de ces différents aspects : contacts (prospects et clients), historiques des commandes, campagnes et des opportunités de vente, etc.
Gestion des ventes
Pour commencer, il ne faut pas oublier que le but propre d’un ERP est avant tout de gérer la gestion de vos ventes. Ici, Business Central assure son rôle à la perfection. Au-delà de la gestion de vos listes clients et prospects, le logiciel va vous permettre de générer vos documents commerciaux : devis, commandes, factures ou encore avoirs.
De plus, la gestion de vos tarifs produits pourra être entièrement automatisée grâce à leur personnalisation selon les groupes de clients, les quantités, ou même des dates de validité. Toutes les combinaisons sont possibles.
Enfin, vous pourrez déclencher des actions tout au long des workflows de vos pièces de ventes afin d’automatiser et d’associer des fonctionnalités avancées : demande d’achats, déclenchement d’expéditions …
En résumé, difficile de ne pas répondre à n’importe quel besoin sans parler, une fois de plus, des adaptations supplémentaires possibles.
Gestion des achats
Comme pour les ventes, vous prendrez entièrement la main sur les processus d’achats. De la création de commande, à l’envoi de celles-ci à vos fournisseurs, en passant par les bons de réception mais aussi à l’enregistrement de vos factures d’achats.
Vous aurez la possibilité d’attacher plusieurs fournisseurs à un produit avec des conditions d’achats propres à chacun d’entre eux. Un système de circuit d’approbation peut être mis en place en standard.
Bien sûr, l’outil ERP est en relation directe avec votre service financier. Ce qui vous permettra de transférer directement vos documents au service comptabilité afin de rapprocher les factures correspondantes dès la réception de celles-ci.
Gestion des stocks
Le logiciel de gestion intégré vous permet l’automatisation de vos chaînes d’approvisionnement. Ce qui assure un niveau de stock toujours optimal afin de réduire les pénuries et ainsi la perte de ventes. Plusieurs modes de valorisation sont bien sûr proposés en standard et vous pourrez librement gérer des emplacements, des entrepôts.
Gestion des services
Business Central permet la gestion d’articles de prestation de service. Les outils de gestion mis en place offrent la possibilité de gérer votre SAV en toute simplicité. Que ce soit pour un remplacement de produit ou bien une réparation.
Vos commandes de services intègrent également les frais de main d’œuvre, le prix des pièces de rechange ou encore l’envoi de produit de prêt le temps du service SAV. L’outil de gestion des services vous permet de gérer vos ordres de travail afin d’optimiser la gestion du personnel et la charge de travail.
Production
La gestion de votre production est la deuxième fonctionnalité supplémentaire qu’offre la licence Premium. En effet, Business Central permet d’enregistrer et de valider vos productions. Et ce, tout en gardant un œil sur vos consommations de matières et de temps grâce à la création d’ordres de fabrication.
Solution adaptable sur mesure
Un des avantages de Microsoft Business Central est de permettre d’intégrer des fonctionnalités spécifiques grâce à des applications développées par des partenaires ou votre intégrateur.
Ces applications sont intégrées de manière totalement transparente pour les utilisateurs. Cependant, elles restent dissociées du standard proposé par l’éditeur. Cette architecture garantie la maintenance et les mises à jour de l’éditeur, tout en répondant à des besoins très spécifiques non couverts par la solution standard.
Smotlink : l’intégration de BigCommerce avec Business Central
Tout comme notre solution BigCommerce, Microsoft Business Central dispose d’une API totalement ouverte. Ce qui facilite la communication avec des applications tierces.
Votre site e-commerce et votre solution ERP sont ainsi synchronisés pour optimiser la gestion de vos stocks, vos tarifs produits et le suivi des commandes pour vos clients.
L’expérience utilisateur est ainsi améliorée et votre gestion plus performante.
Essayez Business Central
Avec Microsoft Dynamics 365 Business Central, Smotly peut répondre aux besoins de tous types d’entreprises. PME, mid-Market ou entreprises de plus grande taille qui souhaitent mettre en place une solution de gestion intelligente, simple et adaptable.
L’équipe Smotly, membre du programme partenaire certifié Microsoft, est experte dans l’intégration de cette solution.
N’hésitez pas à nous contacter ou à solliciter un entretien pour échanger sur votre projet d’intégration de solution de gestion de votre entreprise.
